Cara menghadapi resesi dengan Implementasi ISO 9001:2015 QMS

Beberapa organisasi yang sudah mendapatkan ISO 9001, kesulitan dalam mengimplementasikannya, sehingga berpengaruh pada sistem manajemen mutu dan menurunnya kinerja. Padahal, pengimplementasian ISO 9001 sangat penting untuk menghadapi resesi. Berikut cara menghadapi resesi dengan implementasi ISO 9001 : 2015 QMS dan cara meningkatkannya.

Memiliki komitmen untuk peningkatan

Sebelum memulai proses untuk peningkatan performa, adalah hal yang sangat penting bagi setiap anggota organisasi untuk memiliki komitmen dalam mengidentifikasi masalah-masalah yang ada, melakukan evaluasi menyeluruh, dan menerapkan ide-ide sebagai bentuk solusi. Karena manajemen akan di ikuti oleh semua anggota perusahaan, maka langkah ini harus di mulai juga oleh manajemen.

Lakukan Self-Assessment

Penting bagi organisasi untuk memperhatikan praktik mereka, sehingga dapat mengidentifikasi kesenjangan antara apa yang harus di lakukan dan apa yang terjadi di lapangan. Ini bisa di lakukan dengan melakukan wawancara pada para pekerja di titik kontrol kritis, meninjau prosedur yang di lakukan, dan mengamati bagaimana prosedur di lakukan.

Setelah melakukan assessment tersebut, segala langkah atau metode yang di temukan tidak menambah nilai, sistem, atau proses dalam organisasi harus segera di hapus atau di perbaiki.

Libatkan semua orang dalam pelatihan

Organisasi dan bagaimana kinerjanya adalah tanggung jawab semua anggota dan bukan satu orang atau satu departemen saja. Sehingga semua orang harus terlibat dalam usaha meningkatkan mutu produk, proses, dan layanan.

Program-program pelatihan ini perlu mempromosikan pengetahuan, menghasilkan kemampuan, sehingga ketika ide-ide baru akan di terapkan, meminimalkan terjadinya resistensi.

Tentukan sasaran dan tujuan yang jelas

Sertifikat ISO yang di dapat tentu harus dapat di aplikasikan dengan baik. Penting untuk menentukan tujuan dan tahapan-tahapan yang perlu di lakukan untuk mencapainya, serta memastikan semua anggota organisasi mengetahuinya.

Jika tidak ada rencana yang jelas, akan muncul risiko di mana para anggota akan bekerja keras untuk sesuatu yang sama sekali tidak berpengaruh ke tujuan.

Waktu dan sumber daya harus di gunakan untuk memastikan semua anggota tahu tujuan yang hendak di capai, bagaimana melakukannya, cara mengukurnya, juga melakukan evaluasi berkala untuk mengetahui progress dan seberapa jauh organisasi dari tujuan yang sudah di tentukan.

Pastikan adanya indikator

KPI atau Key Performance Indikator perlu di pilih dan di tinjau dengan hati-hati oleh organisasi. KPI perlu di pastikan bisa memberikan organisasi data yang di butuhkan tentang efektivitas dan efisiensi dalam proses yang sedang di jalankan, serta memantau kemungkinan munculnya masalah, dan memastikan di mana masalah tersebut bisa muncul.

Terima masukan dari pegawai dan pelanggan

Pastikan Rekan Akta memiliki iklim organisasi yang memungkinkan pegawai dan pelanggan bisa menyampaikan saran-saran dan ide-ide yang konstruktif demi kebaikan organisasi.

Hal ini penting karena banyak saran atau ide yang nantinya akan memberikan keuntungan pada organisasi, muncul dari orang-orang yang secara langsung terlibat dalam pengolahan produk, atau orang-orang yang secara langsung menggunakan produk.

Berikan apresiasi

Demi merangsang partisipasi seluruh anggota organisasi, Rekan Akta perlu memberikan motivasi dengan mengapresiasi kinerja maupun ide-ide mereka.

Bentuk apresiasi ini tidak selalu harus dalam bentuk uang, melainkan hanya dengan mengakui dan memuji secara publik akan dapat memberikan motivasi besar pada pegawai.

Buatlah sistem yang sederhana

Organisasi biasanya memiliki sistem yang kompleks dan dokumen yang sangat banyak. Ini belum tentu menjadi tolak ukur tentang kualitas organisasi. Dokumen yang tidak pernah di gunakan dan sistem yang terlalu rumit dan berbelit-belit bisa menghambat kinerja organisasi.

Rekan Akta perlu melakukan evaluasi dan pastikan sistem yang sedang di pakai adalah sistem yang sederhana dan tidak berbelit-belit.

Ciptakan grup kualitas

Dengan mengumpulkan pegawai dari berbagai departemen, akan memunculkan komunikasi, evaluasi, dan proses perbaikan.

Fokuskan pada perbaikan

Untuk mencapai tujuan yang telah di tentukan, Rekan Akta perlu mengidentifikasi kelemahan dan masalah organisasi, tapi secara bersamaan fokus terhadap perbaikan.

Jika manajerial hanya berfokus pada masalah yang ada, bukannya pada solusi untuk memecahkan masalah, tentu saja tujuan yang hendak di capai tidak akan pernah terjadi.

Itulah tips meningkatkan implementasi ISO sebagai cara menghadapi resesi dengan implementasi ISO 9001 : 2015 QMS supaya organisasi Rekan Akta selalu dalam performa terbaik.